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Mahnung schreiben: Vorlage & Muster

Kostenlose Text-Vorlage für eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung — zum Kopieren, ohne Anmeldung. Läuft komplett lokal, es wird nichts gespeichert oder übertragen.

Absender: [Dein Name / Firma], [Adresse] Empfänger: [Name / Firma des Kunden], [Adresse] Rechnungsnummer: [Nummer] Rechnungsdatum: [Datum] Fälligkeit: [Datum] Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr. [Nummer] Sehr geehrte Damen und Herren, für die oben genannte Rechnung vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] € konnten wir bislang keinen Zahlungseingang feststellen. Die Zahlungsfrist ist am [Fälligkeitsdatum] abgelaufen. Falls Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Andernfalls bitten wir Sie, den offenen Betrag von [Betrag] € bis zum [neue Frist, z. B. +7 Tage] auf folgendes Konto zu überweisen: IBAN: [IBAN] BIC: [BIC] Kontoinhaber: [Name] Mit freundlichen Grüßen [Name / Firma]

Wann wird aus der Erinnerung eine echte Mahnung?

Bleibt die Zahlung nach der ersten Erinnerung weiter aus, kannst du eine zweite Stufe mit klarer Frist und dem Hinweis auf Verzugsfolgen versenden. Ersetze im Text oben "Zahlungserinnerung" durch "Mahnung" und ergänze:

"Sollte der Betrag nicht bis zum [Frist] auf unserem Konto eingehen, sehen wir uns gezwungen, Verzugszinsen sowie die gesetzliche Mahnpauschale gemäß § 288 BGB geltend zu machen."

Checkliste: Was sollte eine Mahnung enthalten?

Muss ich überhaupt mahnen?

Bei Geschäftskunden (B2B) nicht zwingend: Der Zahlungsverzug tritt nach § 286 Abs. 3 BGB automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein — auch ohne Mahnung entstehen dann Verzugszinsen. Bei Verbrauchern (B2C) ist eine Mahnung in der Regel nötig, außer die Rechnung hat ausdrücklich auf diese 30-Tage-Folge hingewiesen. Wie hoch die Verzugszinsen im konkreten Fall ausfallen, zeigt unser Verzugszinsen-Rechner.

Häufige Fragen

Brauche ich eine Mahnung, bevor ich Verzugszinsen verlange?

Bei Geschäftskunden (B2B) nicht: Verzug tritt automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Verbrauchern (B2C) ist meist eine Mahnung nötig, außer die Rechnung hat ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen.

Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?

Gesetzlich ist keine bestimmte Anzahl vorgeschrieben, auch eine einzige Mahnung reicht rechtlich aus. In der Praxis ist ein zweistufiges Vorgehen (Zahlungserinnerung, dann Mahnung mit Frist) üblich.

Darf ich eine Mahnpauschale verlangen?

Ja, bei B2B-Geschäften kannst du nach § 288 Abs. 5 BGB pauschal 40 € zusätzlich zu den Verzugszinsen verlangen, sobald der Kunde in Verzug ist.

Damit es erst gar nicht so weit kommt: Unsere Rechnungsvorlage nach § 19 UStG hat Fälligkeit und Zahlungsbedingungen von Anfang an klar geregelt.

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